Creación de plantilla para documentos.

[jlalvarezmolina]

HOla a todos, estoy utilizando la versión 6.2.2.

Mi idea es crear un sistema de gestión de documentos en una empresa. Ya tengo seleccionados todos los tipos documentales, las series, de las que estará compuesta. Ahora me gustaría crear una especie de plantilla, donde pueda ir insertando los documentos uno por uno. Es decir, como una catalogación.
Como ejemplo, me gustaría añadir una serie de campos:

Nombre
Autor
Colección
Ciudad,
Fecha,
Contenido
Ciudad

Mi pregunta es ¿como puedo crar esa plantilla modelo tipo?
Tambien me gustaría saber si existe algun manual en español, un poco mas completo que el openKmwikipedia.

Muchas gracias a todoos¡

[jllort]

A ti lo que te interesa son los metadatos ( que nosotros llamamos property groups ). Hecha un ojo a estas páginas:
http://wiki.openkm.com/index.php/Property_Groups
http://wiki.openkm.com/index.php/Proper ... definition

A la hora de realizar experimentos te recomendamos tener un entorno de pruebas para ir probando las cosas.

Y finalmente, documentación mas completa que en wiki.openkm.com no la vas a encontrar ahí esta todo. Si bien es cierto que hay un monton de páginas que leer y seria deseable dedicarle 1 día como mínimo a ir leyendo todos los contenidos de la sección de instalation guide y la guia de administración. Con el objetivo de tener una idea de lo que hace la aplicación, igual no lo utilizaras pero almenos tendras una idea mas clara de lo que tienes entre las manos.

[jlalvarezmolina]

Muchas gracias. Echaré un vistazo mas tranquilo a ver si soy capaz de realizar las plantillas que necesito. De todos modos, estaré por aqui por el foro, que seguro me saldrán mas dudas.

Muchas gracias de nuevo. Saludos

[jllort]

Esta página también te puede ayudar http://wiki.openkm.com/index.php/Templates tiene unos enlaces que creo que te pueden venir bien.

[jmcollado]

Cómo ando también peleándome con los metadatos (o property groups), de una manera muy sencilla:

1º Entrando como administrador, ve al panel "Administración" ---> metadatos
2º Pulsa en "edit property groups"
3º Pega tu nuevo grupo de metadatos, que yo he llamado Personalizado. Entre las etiquetas <property-groups> </property-groups>

Code: Select all

<property-group label="Personalizado" name="okg:personalizado">
    <input label="Nombre" type="text" name="okp:personalizado.nombre"/>
    <input label="Autor" type="text" name="okp:personalizado.autor" />
	<input label="Colección" type="text" name="okp:personalizado.colección" />
	<input label="Fecha" type="date" name="okp:personalizado.date" />
	<input label="Contenido" type="text" name="okp:personalizado.contenido" />
	<input label="Ciudad" type="text" name="okp:personalizado.ciudad" />
  </property-group>

4º Send
5º Register Property Groups
6º Ya tienes disponible ese grupo para cualquier documento.

[jlalvarezmolina]

Muchas gracias jmcollado.

Me ha servido. Por lo menos he sido capaz de crear algunos de los campos que necesito. Me surgen varias dudas, una vez que creas los campos que quieres que los documentos contengan, quería saber si OpenKM es capaz de realizar busquedas en esa personalización que creamos, es decir, si creo una plantilla, que contenga "autor", poder buscar por ese campo.

También el documento que introducimos en la parte taxonomía no me aparece la personalización que le he dado al documento. ¿Eso es así?

Creo que no termino de comprender el programa. Simplemente busco algo sencillo, crear una gestión documental, crear unos campos con los que identifique el documento y despues realizar busquedas para recuperarlos. Me está costando bastante ya que no tengo mucha idea sobre informática.

De nuevo muchas gracias

[jllort]

Aqui se muestra como se añaden metadatos a documentos
http://wiki.openkm.com/index.php/Adding ... a_document

Y una vez añadidos metadatos tienes que utilizar la búsqueda
http://wiki.openkm.com/index.php/Search ( en la pestaña metadatos ) y seleccionar ahí la propiedad sobre la que quieres buscar

[jlalvarezmolina]

Muchas gracias de nuevo.

Me interesa bastante poder dotar al documento de campos que sean listas predefinida, simples....lo que pasa es que a la hora de crear los campos de la plantilla no se que lenguaje tengo que utilizar para poder crearlos, es decir, en el ejemplo que te pongo ¿que lenguaje tendría que utilizar para poder desplegar una lista, con 4 opciones? como ejemplo, tipo de documento y poder elegir entre: libro, DVD, CD o publicación seriada...

Code: Select all

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!DOCTYPE property-groups PUBLIC "-//OpenKM//DTD Property Groups 2.0//EN"
                                 "http://www.openkm.com/dtd/property-groups-2.0.dtd">
<property-groups>
<property-group label="Personalizado" name="okg:personalizado">
    <input label="Título" type="text" name="okp:personalizado.título"/>
    <input label="Autor" type="text" name="okp:personalizado.autor" />
   <input label="Lugar" type="text" name="okp:personalizado.lugar" />
   <input label="Fecha" type="date" name="okp:personalizado.date" />
   <input label="Editorial" type="text" name="okp:personalizado.editorial" />
   <input label="Colección" type="text" name="okp:personalizado.colección" />
   <input label="Nº de serie" type="text" name="okp:personalzado.nº de serie" />
   <input label="Edición" type="text" name="okp:personalidazado.edición" />
   <input label="ISBN" type="text" name="okp:personalizado.ISBN" /> 
  </property-group>
</property-groups>

También no me queda claro, porque el programa se divide en Taxonomía, categoría, teshaurus... Mi idea es crear una gestión documental, que abarque dos vertientes, la comercial y la didactica. Todos los documentos de mi empresa, girarán entorno a ello, por lo tanto, al ser las ramas "MAdre" ¿tendría que crear dos carpetas en taxonomía y después ir añadiendo los documentos en la categoría que le corresponda?

Oye, quería darte las gracias, no sabes lo que me estas ayudando a avanzar en el proyecto.

[jllort]

Empezaremos por lo fácil. En tu caso tendrías que crear 2 carpetas base en la taxonomía ( todo siempre esta en la taxonomía ). Las categorías son una vista sobre la taxonomía ( una forma de navegar conceptualmente por los datos de la taxonomía ).

Realtivo a los metadatos ( property groups ), leete con calma:
http://wiki.openkm.com/index.php/Property_Groups
http://wiki.openkm.com/index.php/Proper ... definition

Para una lista lo mas sencillo es :

Code: Select all

<select label="Language" name="okp:tpl.language" type="simple">
      <option label="libro" value="libro"/>
      <option label="cd" value="cd"/>
      etc
    </select>

Importante el value no debe contener ni espacios ni cosas raras o después el buscador no te funcionará bien. Ese es el valor que se indexa y si le pones al value cosas del tipo "libro de texto" esto te funcionará mal, lo correcto es poner "libro_de_texto"

Fíjate en el ejemplo: http://wiki.openkm.com/index.php/Creating_templates.

Un poco mas avanzado es ver el fichero dtd que incluye la definición de valores y campos posibles http://www.openkm.com/dtd/property-groups-2.1.dtd

Y te recomendamos paciencia porque hay mucha documentación que leer y como todo lo que se ve por primera vez requiere su tiempo.

[jlalvarezmolina]

Hola Jllort,

Tras leer lo que me comentas, he sido capaz de crear la plantilla, que tenía en mente. Ahora me toca otro problema: Una vez catalogado el documento, realizo una búsqueda por metadatos, por ejemplo, en la parta de "nivel" tengo asociado, "principiante", "intermedio", "Avanzado" y todos los niveles. Al meterme en el buscador, buscar por metadatos, e incluir el campo de Nivel, no me consigue recuperar los documentos metidos. Es decir, quiero recuperar todos aquellos que sean de nivel principiante, ¿será porque tengo mal establecidos los campos en el lenguaje XML? Te paso un copy - paste, para que me digas si tengo algún error.

Saludos

Code: Select all

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!DOCTYPE property-groups PUBLIC "-//OpenKM//DTD Property Groups 2.0//EN"
                                 "http://www.openkm.com/dtd/property-groups-2.0.dtd">
<property-groups>
<property-group label="Personalizado" name="okg:personalizado">
    <input label="Título" type="text" name="okp:personalizado.título"/>
    <input label="Autor" type="text" name="okp:personalizado.autor" />
   <input label="Lugar" type="text" name="okp:personalizado.lugar" />
   <input label="Fecha" type="date" name="okp:personalizado.date" />
   <input label="Editorial" type="text" name="okp:personalizado.editorial" />
   <input label="Colección" type="text" name="okp:personalizado.colección" />
   <input label="Nº de serie" type="text" name="okp:personalzado.nº de serie" />
   <input label="Edición" type="text" name="okp:personalidazado.edición" />
   <input label="ISBN" type="text" name="okp:personalizado.ISBN" />
   <input label="ISBN Obra Completa" type="text" name="okp:personalizado.ISBN Obra Completa" />
    <select label="Año Publicación" name="okp:personalizado.Anio" type="simple">
    	<option label="1977" value="1977"/>
        <option label="1978" value="1978"/>
        <option label="1979" value="1979"/>
        <option label="1980" value="1980"/>
        <option label="1981" value="1981"/>
        <option label="1982" value="1982"/>
        <option label="1983" value="1983"/>
        <option label="1984" value="1984"/>
        <option label="1985" value="1985"/>
        <option label="1986" value="1986"/>
        <option label="1987" value="1987"/>
        <option label="1988" value="1988"/>
        <option label="1989" value="1989"/>
        <option label="1990" value="1990"/>
        <option label="1991" value="1991"/>
        <option label="1992" value="1992"/>
        <option label="1993" value="1993"/>
        <option label="1994" value="1994"/>
        <option label="1995" value="1995"/>
        <option label="1996" value="1996"/>
        <option label="1997" value="1997"/>
        <option label="1998" value="1998"/>
        <option label="1999" value="1999"/>
        <option label="2000" value="2000"/>
        <option label="2001" value="2001"/>
        <option label="2002" value="2002"/>
        <option label="2003" value="2003"/>
        <option label="2004" value="2004"/>
        <option label="2005" value="2005"/>
        <option label="2006" value="2006"/>
        <option label="2007" value="2007"/>
        <option label="2008" value="2008"/>
        <option label="2009" value="2009"/>
        <option label="2010" value="2010"/>
        <option label="2011" value="2011"/>
        <option label="2012" value="2012"/>
        <option label="2013" value="2013"/>
        <option label="2014" value="2014"/>
        <option label="2015" value="2015"/>
        <option label="2016" value="2016"/>
        <option label="2017" value="2017"/>
        <option label="2018" value="2018"/>
        <option label="2019" value="2019"/>
        <option label="2020" value="2020"/>
        <option label="2021" value="2021"/>
        <option label="2022" value="2022"/>
        <option label="2023" value="2023"/>
        <option label="2024" value="2024"/>
        <option label="2025" value="2025"/>
        <option label="2026" value="2026"/>
        <option label="2027" value="2027"/>
        <option label="2028" value="2028"/>
        <option label="2029" value="2029"/>
        <option label="2030" value="2030"/>
       </select> 
       <input label="Depósito Legal" type="text" name="okp:personalizado.DL" />
       <input label="Impresor-Imprenta" type="text" name="okp:personalizado.Impresor" />
       <input label="Descripción física" type="text" name="okp:personalizado.DescFisica" />       
       <select label="Idioma" name="okp:personalizado.Idioma" type="simple">
	    	<option label="Ingles" value="Ingles"/>    
    		<option label="Español" value="Español"/>   
	       	<option label="Aleman" value="Aleman"/>   
	       	<option label="Frances" value="Frances"/>   
	       	<option label="Italiano" value="Italiano"/>   
	       	<option label="Ruso" value="Ruso"/>   
    	</select>
       <input label="Precio" type="text" name="okp:personalizado.Precio" />
       <input label="Signatura" type="text" name="okp:personalizado.Signatura" />
	<input label="Fecha Catalogación" type="date" name="okp:personalizado.FechaCat" />
       <input label="Catalogador" type="text" name="okp:personalizado.Catalogador" />
       <select label="Objeto" name="okp:personalizado.Objeto" type="simple">
	    	<option label="Comercial" value="Ingles"/>    
	       	<option label="Didáctico" value="Didáctico"/>   
    	</select>
        <select label="[color=#4000FF]Nivel"[/color] name="okp:personalizado.Nivel" type="simple">
	    	<option label="Principiante" value="Principiante"/>    
	       	<option label="Intermedio" value="Intermedio"/> 
	       	<option label="Avanzado" value="Avanzado"/> 
	       	<option label="Todos los Niveles" value="Todos_los_Niveles"/> 
       	</select>
            <select label="Contenido" name="okp:personalizado.Contenido" type="simple">
	    	<option label="Gramática - Phrasal Verbs" value="Gramática_Phrasal Verbs"/>    
	       	<option label="Gramática - Verbos" value="Gramática_Verbos"/> 
	       	<option label="Gramática - Contidionals" value="Gramática_Contidionals"/>
	       	<option label="Gramática - Vocabulario" value="Gramática_Vocabulario"/> 
	       	<option label="Gramática - Negocios" value="Gramática_Negocios"/> 
	       	<option label="Gramática - Autoestudio" value="Gramática_Autoestudio"/> 
	       	<option label="Comprensión auditiva" value="Comprensión_auditiva"/>
			<option label="Escritura-Writing" value="Escritura_Writing"/>
			<option label="Lectura-Reading" value="Lectura_Reading"/>
			<option label="Agilidad Oral" value="Agilidad_Oral"/>
			<option label="Entretenimiento-Aprendizaje" value="Entretenimiento_Aprendizaje"/>
    			<option label="Errores comunes" value="Errores_comunes"/>	
       	</select>
        <select label="Dirigido a" name="okp:personalizado.Dirigido" type="simple">
	    	<option label="Infantil" value="Infantil"/>    
	    	<option label="Adulto" value="Adulto"/>    
	    	<option label="Negocios" value="Negocios"/> 
       	</select>
		<select label="Soporte" name="okp:personalizado.Soporte" type="simple">
	    	<option label="Libro - Novela" value="Libro_Novela"/>    
	    	<option label="Libro - Aprendizaje" value="Libro_Aprendizaje"/>    
	    	<option label="CD - Multimedia" value="CD_Multimedia"/>
	    	<option label="DVD" value="DVD"/>
	    	<option label="Revista" value="Revista"/>
	    	<option label="Pack Aprendizaje" value="Pack_Aprendizaje"/>
       	</select>
       <textarea label="Observaciones" name="okp:personalizado.Observaciones" />
       <textarea label="Contiene" name="okp:personalizado.Contiene" />
       <textarea label="Resumen" name="okp:personalizado.Resumen" />
    
    </property-group>
</property-groups>

[pavila]

Te recomendaría usar la última versión estable que es la 6.2.3

[jmcollado]

Como se está hablando de plantillas de metadatos (property groups) y por no abrir otro tema... me gustaría comentar aquí que he generado una plantilla siguiendo el modelo propuesto en el dtd http://www.openkm.com/dtd/property-groups-2.0.dtd utilizando XML. No he tenido problemas.

Mi duda surge si quisiera importar a OpenKM una serie de documentos con sus correspondientes metadatos en formato XML, una línea por donde parece que van los sistemas de gestión documental, su software, la interoperabilidad....
Con OpenKm para que no hubiera problema creo que habría que mapear el fichero xml a la estructura admitida en el formato "okm" y así poder importar con más o menos posibilidades de éxito.

Mi pregunta es si existe alguna forma más sencilla y limpia que admita importar los metadatos contenidos en un fichero xml relacionados con una serie de documentos, a un property groups existente en OpenKM.

He leído algo de documentación sobre importación y exportación de metadatos/documentos (http://forum.openkm.com/viewtopic.php?f=5&t=2697, http://wiki.openkm.com/index.php/Cronta ... h_metadata http://forum.openkm.com/viewtopic.php?f=15&t=5487 pero sigo dando muchas vueltas por si existiera alguna posibilidad de aprovechar ficheros xml.
Gracias por adelantado!

[jllort]

Los mas sencillo para importar metadatos es un csv, podemos parsear ficheros csv ( observo que en la wiki no tenemos ningún ejemplo ya pondré alguno ). Aqui lo que se hace es un pequeño programa que lee ficheros csv en el servidor ( o a los que accede por red el servidor ), los parsea y añade los metadatos a los documentos ( te puedo comentar que así hemos hecho alguna migración con cvs con mas de 15 filas ).

La lógica que se sigue es primero comprobar que los ficheros referenciados existen en el repositorio y despues ir importando datos ( lo primero es una busqueda por nombre mismamente, lo segundo es a partir del resultado tenemos el path o el uuid y ya podemos colocarle los metadatos). Puede sonar complicado pero no lo es.

En el caso de los xml simplemente abrirías los xml y los parsearías. Un caso de uso de los xml es el tema de la digitalización certificada, en este caso el xml lo que tiene son referencias a facturas. Pero es un xml autogenerado y firmado internamente. Para el caso que nos ocupa el xml como tal, solo te vale para pillar los datos y mapearlos en metadatos de openkm ( yo es lo que haría ). En tu caso es hacer un script que lea los ficheros http://wiki.openkm.com/index.php/Scripting_-_OpenKM_6.2 saque los datos, me imagino que uno de los nodos sera el nombre del documento -> disparas una consulta por nombre que en teoria solo te devolverá un solo registro ( aquí puedes sacar algo por el log si se diese este caso ) y cuando tienes el documento le añades un grupo de metadatos y los valores. Parte de este ejemplo ( cuando mete los metadatos ) te vale http://wiki.openkm.com/index.php/Cronta ... h_metadata las clases para parsear el xml etc... Aquí esta bien explicado http://www.mkyong.com/java/how-to-read- ... om-parser/

[jmcollado]

gracias! voy a probar las posibilidades sugeridas.

[jlalvarezmolina]

Mi problema persiste y no encuentro solución....

Cuando inicio en búsqueda avanzada y busco por uno de los campos que tengo predefinidos, en este caso, "contenido". El desplegable que tengo contiene palabras compuestas para poder definir a los documentos: Gramática-verbos, gramatica-phrasal verbs....y la base de datos no me saca ninguno. En cambio con desplegables que tengo con palabras simples, como el caso de fecha, me lo encuetra perfectamente, ya que tengo definido, 1999 - 2000 - 2001...y seleccionando un año me encuentra todo.

¿Por que no me encuentra nada?