Open Source Document Management System | OpenKM

Me interesa generar esta funcionalidad:

Dentro de una carpeta existen "n" documentos que se van editando y versionando
Cuando el documento se finaliza se le palica un property group y luego se debe copiar otra carpeta pero en formato PDF.

Entiendo que se podría resolver de esta manera:

Se genera la carpeta de destino
Se crea una tarea automatizada para que cada vez que se cree un documento en la misma, ejecute un script
El script debe convertir el documento a PDF y luego borrar el documento original (y a su vez mantener los metadatos que traiga)

Ese camino es el correcto?

La forma mas correcta seria ampliando las funcionalidades que permite el tema de las macros que ahora esta muy clavado únicamente para hacer una sola cosa y esto hay que modificarlo y extenderlo. Lo ideal seria que en las macros te apareciese una lista, seleccionases una y se aplicase. Probablemente ese es el camino bueno ( pero pasa por modificar el tema de las macros ).

En la versión profesional esto también se podría hacer fácilmente con un evento relacionado con los metadatos ( esto sería transparente al usuario ), por degracia este evento en la comunity aun no esta disponible.

En la actualidad efectivamente esto va a tener un paso previo que es la creación de la carpeta. Y efectivamente puedes hacer que cada vez que se "mueva" un documento a esa carpeta, se convierta a pdf ( esto desde la misma api se puede hacer ) y te lo guarde finalizando con el borrado del documento inicial. Lo veo factible.