Lo mas fácil es que el administrador se subscriba a una carpeta padre o al okm:root y todo lo que suceda será inmediatamente notificado a ese usuario ( si hay mucho movimiento morirá de éxito ). Otra forma de hacer es con un report diario -> documentos nuevos por fecha aquí tienes unos cuantos reports
http://wiki.openkm.com/index.php/Reports_Packs
Otra forma de hacerlo seria a través de una tarea automática ( que puede controlar el usuario o sea hacerlo por un conjunto de usuarios ).
Lo que la aplicación no hace, ni hará, es forzar al usuario a hacer determinadas cosas. No se como explicarlo, pero forzar a que un usuario añada en la lista de notificaciones al administrador es complicar las cosas. Lo mas sencillo - si se tiene una lógica de cuando esto se tiene que hacer - es que el sistema de una forma u otra lo haga automáticamente sin necesidad de que el usuario tenga que hacer nada ( es funcionará bien y en el código fuente de la aplicación no tenemos que meter según que lógica. Lo importante es el resultado, no tanto el como y la solución sencilla es la idea, si es complicada, malo ! hay que repensarlo ).