Open Source Document Management System | OpenKM

Pues llevo unas semanas probando la aplicación para tener mis cosas personales y ciertas del curro disponibles en internet, y me surgen unas dudillas para las que no he encontrado solución por la documentación.

Cuando edito un archivo e intento subir una nueva versión, sólo me da opción a subir la versión nueva como una release "menor". Es decir, que si un fichero está en versión 1.0, la nueva versión será la 1.1, la siguiente 1.2 y así siempre. Ahora mismo me encuentro en la situación de que un fichero ha cambiado un mundo, que en un principio justificaría subir el documento a una versión 2.0 pero no he visto que exista esa opción.

Por otro lado, en alguna ocasión me he encontrado con que no me permite subir una nueva versión de un mismo archivo. En concreto, de un fichero MS Project (lo digo por si acaso tiene algo que ver que el OpenOffice no lo reconozca). Dice que el nombre no es el mismo, y puedo asegurar que sí lo es.

Además de todo lo anterior, leyendo un poquito sobre el tema Thesaurus, o yo soy muy torpe (que es harto posible), o no encuentro ningún sitio donde poder utilizar un diccionario en español que poder pasarle al OpenKM. ¿Alguien me puede arrojar un poco de luz sobre el tema?

Me "contesto" para no crear otro hilo. Después de usar la aplicación un tiempo, creo que sería interesante implantar la siguiente funcionalidad, que además, si no estoy equivocado, ningún otro gestor incorpora y que teniendo el cuenta el uso que le damos nosotros sería super útil (además de la subida de versión "mayor").

Cuando se quiere actualizar la versión de un fichero, es necesario activar la opción de "editar". Entonces el sistema descarga una copia del fichero a nuestro local, lo editamos, y cuando lo guardamos lo subimos, indicamos subida de versión, notas de la versión y a correr. Mi propuesta, es que sea posible subir una nueva versión del documento sin tener que bajármelo, ya que muchas veces, lo que se necesita es subir la versión nueva que nos ha enviado el jefe con sus propuestas, y no necesitamos descargar el fichero, sino que sólo necesitamos subir uno nuevo.

Se me ocurre, que para evitar que la gente se pise los ficheros, la opción de "Actualizar" también esté habilitada cuando bloqueamos un fichero, pero sólo para nuestro usuario. Así evitamos solapes y malentendidos. Qué os parece?

- Para lo del thesauro mejor abres otro hilo, porque sino se nos mezclan cosas.

- Para el problema de que te indica error en el nombre del fichero ( te dice que el nombre no es el mismo ), estas utilizando el amigo IE ? porque hay un bug conocido de IE ( no me acuerdo exactamente de la versión ) que tiene este problema. Igual te falta algún parche o simplemente microsoft para la combinación de sistema operativo y versión de IE no lo ha corregido, pero tranquilo algún dia lo corregirá y mientras quiero que sepas que esto lo hace para nuestro bien garantizando que productos de microsoft los informáticos siempre tendremos trabajo. Ironías a parte, si este es tu caso en la administración -> configuración tienes una propiedad system.document.name.mismatch.check que deberías poner a true ( esto obviamente tiene sus consecuencías ).

- Relativo al tema del check-in / checkout -> lo que estas proponiendo es una especie de edicion rápida. Esto de entrada puede parecer una gran idea, pero no lo es, te voy a contar el caso. Tu jefe se baja el fichero ( pero no haciendo el checkout ) sino que lo baja y lo edita. Mientras otro usuario lo edita. Te lo pasa a ti para que lo subas y aquí te acabas de cargar el trabajo del otro usuario. Lo que permigue el modelo checkout / checkin es asegurar que el editor es único ( bloqueante ). De la forma que lo planteas puede tener este problema.

Últimamente nos han pasado un parche - aun no esta aplicado porque tengo que mirarmelo con calma - que lo que hace es editar varios ficheros a la vez y subir varios a la vez ( ya te digo que me lo tengo que mirar a ver si funciona todo correcto y no hay cosas que se pierden por el camino como el tema de los metadatos). Pero aunque sea una edición masiva, mientras se edita cualquier fichero tiene que ser bloqueante.

Para finalizar y esto quedará entre nosotros, tu jefe lo hace mal. Precisamente una de las características de las aplicaciones de gestión documental es poner orden en el caos de las organizaciones y establecer una forma de trabajar, mas o menos rígida, pero que asegura que determinado tipo de problemas no puedan surgir. Si quieres hacer este tipo de actualización ahora mismo la opción que tienes es conectar openkm por webdav. Ahi sobreescribir un fichero es disparar la operacion de checkout -> checkin http://wiki.openkm.com/index.php/WebDAV_access

Buenas!

En primer lugar, el problema no es sólo del jefe, sino de toda la organización. El uso CORRECTO de un software de gestión documental aún no está muy extendido, o al menos no como debería estarlo y todavía es necesario educar a los usuarios. Yo te explico un caso de uso súper extendido, y quizá así se entienda un poco mejor... aunque aviso, que el post me va a quedar "un poco" extenso

Pongamos que mi empresa se llama RByte, y que mi cliente se llama "NUNCAESTOYCONTENTO". Y ahora pongamos el caso de que mi equipo, le tiene que enviar un entregable a finales de mes, y que por supuesto, el jefe lo quiere revisar para introducir alguna que otra ... "mejora". Normalmente el proceso de trabajo es que yo creo un fichero, y al final del nombre del fichero se incluye un v0.1. Ese documento, va rulando de PC en PC y va subiendo su versionado hasta llegar a la v0.11. Cuando todo el mundo está de acuerdo (jefe incluido), se le envía al cliente y la versión se fija como la 1.0.

Evidentemente, el cliente NUNCAESTOYCONTENTO nos dice que hay que modificar cuarenta historias y nos los devuelve. Internamente, tendremos el fichero en su v1.0 pero al ir trabajando en él, se irán generando nuevas releases menores v1.1, 1.2, 1.80, etc. PEEEEEEEERO, cuando se la enviemos al cliente obviamente no le podemos enviar una v1.80, sino que le enviaremos una v.1.1 o como mucho, la 2.0 que sino, queda muy feo.

Aquí ya tenemos el belén montado, porque el gestor no me permite especificar si empiezo en la versión 0.1 o en la 1.0. Además de este ligero inconveniente, aunque yo suba ese documento al gestor documental, tendría que mantener una especie de mapeo para poder asociar cada versión de trabajo INTERNA, con la versión que aparece en el gestor, con la versión que se le entregó al cliente, y sí, ya sé que todo eso se evitaría si todo el mundo lo usase bien, pero por el momento todos lo ven como "ese sitio donde están subidas las versiones buenas de los documentos que vamos haciendo" así que intento buscarme la vida como buenamente puedo, porque presupongo que montar un sistema de gestión documental con un triple control de versionado, o un sistema de RCs puede ser un chochal de tres pares de narices, aunque si lo conseguís, tendréis mi suscripción premium gold titanium de por vida garantizada, cueste lo que cueste.

Sobre lo de la edición rápida, quizá no lo expliqué del modo correcto. Lo que yo propongo no es que se pueda actualizar así, con alegría, sin bloquear ni nada. Lo que yo proponía, era que la opción de Actualizar se activase una vez se bloquee el fichero, y no antes. El comportamiento al que yo estoy haciendo frente ahora mismo, es el siguiente:
Selecciono editar. Se me baja la copia nº 200 del fichero que quiero editar. La edición, me la ha enviado mi jefe ya hecha para que la suba yo. Renombro el fichero que me ha enviado el jefe para que sea el mismo del fichero que está subido (aún le añade la v.X.Y al final), Actualizo el fichero. El caso de uso que os comentaba, es el mismo pero me ahorro el tener esas 200 copias del fichero en mi local, ya que sólo bloqueo el fichero y así nadie puede actualizarlo mientras tanto. No sé si me explico mejor ahora

Sobre lo de que mi jefe lo hace mal... no es que mi jefe lo haga mal, es que en este mundo para ser jefe, es obligatorio hacerlo mal y que sean otros los que se rompan los cuernos para hacer bien las cosas . Tal y como te comentaba, aunque use WebDAV, el sistema de trabajo es una castaña de proporciones épicas, y eso lo único que provocaría sería tener el fichero subido 40 veces (una por cada versión)... y no es precisamente lo que busco.

Por último, sobre el problema con el error en el nombre de fichero, esta vez no podemos culpar al IE (pero eso no es excusa para no decir que es una auténtica castaña de aplicación, a la que muchos spammers le deben el ganarse la vida con sus flamantes 0day). En mi caso uso el Chrome, y no siempre me pasa, así que es complicado de reproducir. En cualquier caso, si me decís lo que tengo que mirar o lo que tengo que enviaros cuando casque, yo por mi encantado de la vida de ayudaros.

Cualquier cosa en la que os pueda echar un cable, ya sabéis, MP

No se me ocurre ninguna idea que sea trivial y todas pasan por desarrollar algo.

En principio por lo que entiendo tienes una doble numeración interna y externa ( eso hay varias formas de solucionarlo ) lo segundo es que el documento creo que cuando lo envias al cliente cambia de nombre pasa a tener un NOMBRE-V2.0 etc... Aquí lo que nos tienes que decir es si estas dispuesto a hacer algun tipo de desarrollo ( java ). Y podemos intentar guiarte en la medida de lo possible.

Lo mas fácil es crear una pestaña nueva en los documentos para gestionar todas estas "singularidades".

Pues está complicado, porque no tengo ni idea de programar en Java. De hecho, es uno de los grandes obstáculos que estoy encontrando tal y como le comentaba a un compañero tuyo por MP...pero poco a poco. No espero que un software genérico me arregle mis particularidades, sólo proponía funcionalidades que si a más gente le parecen útiles, se podrían incluir en el roadmap.

En cualquier caso, la diferencia entre Bloquear y Editar, es que uno no permite que nadie toque el fichero... y que el otro te lo descarga y te permite subir una versión nueva. Lo que proponía, era activar la opción de Actualizar, también al bloquear el fichero y no sólo al elegir Editar (o bien que al activar la opción de editar, no se descargue automáticamente el fichero...).

En fin, que sólo era una propuesta, a falta de otro sitio donde plantearla

Este tipo de funcionalidades o las hace un usuario final y puntualmente le hechamos un cable o son funcionalidades que nos ha solicitado un cliente. Ahora mismo gracias a una aportación de un usuario de la community se puede hacer un chekcout y un cancel checkout de varios ficheros a la vez. El siguiente paso seria un checkin masivo -> que esto en cierta forma el applet de subida masiva ahora ya lo permite, cuando encuentra un fichero que ya existe te pregunta si quieres actualizarlo.

Esto que comentabas de actualizar directamente con el applet de subida masiva se puede hacer ( lo puedes probar en demo.openkm.com , no me acuerdo si la community esta funcionalidad la trae porque esto me suena que se ha tocado hace relativamente poco tiempo ).

La funcionalidad que permite aumentar el número mayor de versión la tenemos pendiente de implementar (desde hace tiempo) pero no sabría decirte cuándo estará lista. Como dice Josep la prioridad de las mejoras y funcionalidades nuevas depende en mayor parte de lo que nos vayan solicitando los clientes.

Ah pues perfecto!

Por cierto, estoy trabajando en un paquete de idioma Gallego. Creo que entre mañana y pasado lo tendré finalizado. Sé que no es una gran aportación, pero en fin, programar en Java ni idea, así que es lo que me queda xD

Todas las aportaciones son bienvenidas y al final benefician al conjunto de todos los usuarios. Si quieres compartir la traducción al gallego o bien te pones en contacto con nostros a través del formulario web http://www.openkm.com/es/contacto.html o añades un nuevo post y incluyes el fichero ahí.

Si vas a postearlo en el foro, mejor en http://forum.openkm.com/viewforum.php?f=7