Open Source Document Management System | OpenKM

Hola!

Voy a usar OpenKM para guardar legajos de personal, por lo tanto voy a crear una estructura como la siguiente:

OKM:Root
------> Legajos de personal
----------------> Legajos A
--------------------------> Adamoli Diego
--------------------------> Ayala Luis
--------------------------> Ayke Lorena
----------------> Legajos B
----------------> Legajos C
----------------> Legajos D

Dado que son cerca de 90.000 legajos los agrupo por letra y dentro de cada letra quiero tener una carpeta por cada persona. Dentro de esa carpeta individual iran los documentos de cada uno. Ahora bien, como lo que quiero luego es poder buscar la carpeta de una determinada persona entonces debo asignarle un grupo de propiedades a cada una de esas carpetas, por ejemplo, a la Adamoli Diego le ajunto los metadatos telefono, dirección y fecha de nacimiento.

No tengo problemas en hacerlo manualmente, pero crear 90000 carpetas a mano es un poco tedioso, más cuando tengo los metadatos ya disponibles en una base de datos que podría exportar en un formato csv. Intenté exportar el repositorio con un par de carpetas creadas para ver de que manera podría crear archivos .json que me permitan crear toda la estructura mediante un script, pero la exportación solo me genero una estructura de carpetas en el disco rígido pero sin ningun archivo de metadatos, cosa que sí hace cuando exporto un documento.

De que manera puedo automatizar esta creación inicial de carpetas?

Muchas gracias

Diego Spano

Si te has fijado en el sistema de exportación que te genera unos ficheros adicionales con metadatos y tal, una forma de hacerlo seria aprovechar este formato para realizar una importación. La otra forma es realizar el proceso de inserción a través de webservices.

En el primer caso tienes que crear una estructura de carpetas y ficheros como los de la exportación, para despues poder importar los documentos y carpetas con metadatos. En el segundo caso es realizar una pequeña aplicación que haga el proceso de creación y importación a través del api de WS http://wiki.openkm.com/index.php/Webservices_Guide

No se si es un problema de configuración o un bug. Estoy usando OpenKM Version: 5.1.7 (build: 7085). Cuando exporto mi repositorio, lo que obtengo en el disco es una estructura de carpetas con los documentos dentro y por cada documento un archivo .json en donde están sus propiedades pero alli no figuran los metadatos ingresados mediante Property Groups. De hecho, borre las carpetas en el sistema y luego importé lo que antes habia exportado. Me regenero la estructura de carpetas y los docs dentro de ellas, pero perdí todos los metadatos ingresados manualmente.

Lo más llamativo, es que por ejemplo, en una carpeta tenia un documento llamado prueba.pdf. Cuando lo exporté, me genero en el disco un archivo llamado prueba.pdf.json. Cuando volvi a importar el repositorio, el archivo prueba.pdf.json me lo agregó como un documento más, es decir que ahora tengo dos documentos, prueba.pdf y prueba.pdf.json, lo cual es incorrecto.

Aclaro que cuando hice la exportación y la importación marqué la opción "Metadatos".

Gracias.

Diego Spano

Hubo una serie de bugs con alguna de las versiones de 5.1.X de OpenKM, esto en la 5.1.9 esta solucionado o si quieres puede probar la ultima versión que será la 5.1.10 que son correcciones que hacemos sobre la 5.1.9 en integration.openkm.com, para el tema de la migración mira : http://wiki.openkm.com/index.php/Migration_Guide