Open Source Document Management System | OpenKM

buen dia,

Hola chicos, aqui me encuentro nuevamente para realizar una nueva interrogante, mejor dos

1.- Existe la posibilidad se pueda dar permisos para utilizar la Opción de Repository Import, sin que el usuario sea administardor?

2.- Se podria asignar palabras claves a traves de un enlace entre los documentos ya cargados a la herramienta y un archivo de Excel donde se encuentre la información de busqueda de los documentos en particular?

Relativo a la consulta 1, indicarte que no tiene mucho sentido, por que el repository import depende de que los ficheros físicamente esten en el servidor. Cuéntame mejor el problema y igual podemos enfocarlo de otra forma.

Relativo al tema 2, no lo entiendo mucho. Por lo que creo entender en el fichero excel estan las palabras clave no ? Y el tipo de mágia que quieres, es que si un documento tiene un enlace ( entiendo que esto es un documento office ) entonces importe estos valores del excel como palabras clave. Un poco rebuscado. Explícame mejor el escenario real que tienes, a ver si esto puede ser mas sencillo.

Date cuenta - de entrada - que los enlaces de office, solo funcionaran si se han hecho con OpenKM conectado como unidad de red a traves de webdav, en otro caso los enlaces dependeran de un path que no es donde se encuentran ahora ubicados ... por que enlaces como paths relativos en office, por lo que recuerdo, será que no ( muy mal para el amigo office ).

hola jllort, disculpa la tardanza.

Con respecto al primera consulta, te explico se están realizando escaneos masivos desde otra herramienta y todos las imágenes son almacenadas en el server donde tengo alojado OpenKM, lo que se quiere es que estas imágenes sean administradas por OpenKM pero al revisar la herramienta vi mas sencillo hacerlo a través del importador de ficheros, pero para esto debe ser un usuario administrador, a nivel de seguridad no me conviene, mas sin embargo para el equipo que trabajara con la herramienta esta opción le es bastante útil, por eso hice la pregunta.

Consulta 2, los archivos que se subirán a la herramienta, actualmente están organizados en un documento excel por ciertos parámetros en especifico, tales como documento de identidad, numero de contrato entre otros, se requiere subir los documentos y luego asignarles estos parámetros especificados en el documento de Excel, para no realizarlo manualmente a través de la opción de palabras claves. Esto se utilizaría mayormente para el motor de búsqueda a la hora de administrar los documentos en cuestión.

De Antemano muy agradecida por la ayuda que me puedan brindar

Podrias importar automaticamente del servidor sin ser administrador realizando una aplicación de mínimos en el crontab, te paso la url http://wiki.openkm.com/index.php/Crontab. La idea es muy simple, disparar la importación periodicamente a cierta hora y borrar los ficheros importados, no es muy complicado de hacer.

Para poner palabras clave o metadatos, hay que crear un fichero .okm esto tampoco es que sea la muerte, pero la primera vez que lo veas lo vas a ver complicado. Te propongo lo siguiente, crea una carpeta test, sube allí un fichero y añadele metadatos , etc... luego desde la exportación selecciona la opción de metadatos, veras que por cada fichero / carpeta te crear un .okm adicional. Esto es lo que tendrías de alguna forma que crear. Be probando a eliminar valores dentro de los .okm generados y veras como no hace falta que esten todos, o sea que solo tienes que crear los que realmente te interesa importar. A esto le tendras que hechar un poco de tiempo ( un par de horitas y paciencia ). Ve importando los ficheros y así iras controlando los resultados.

Para esto tienes que subir la ultima versión integration.openkm.com ( a ver si la semana próxima ya la liberamos como 5.1.8 )