Open Source Document Management System | OpenKM

Buenas tardes, alguien sabría explicarme la principal diferencia entre usar metadatos o usar categorías.

Cuál es la más adecuada para que tipo de gestión del documento?

Gracias.

Con metadatos puedes hacer los mismo que con categorias y keywords y mas cosas. Con categorias puedes hacer lo mismo que con keywords y más cosas es decir el orden jerarquico de mayor a meno seria metadatos, categorias y keywords.

Siempre que sea posible aconsejamos metadatos en frente al uso de el resto. En el caso de las categorias a parte de identificar un nodo como perteneciente a una determinada categoria, te permite navegar por una estructura ( de árbol ), es como si tuvieses una taxonomia ( una categorización secundaria de los documentos ) por la que pudieses navegar. Es decir los datos en realidad estan almacenados en la taxonomia, pero a través de las categorías puedes simular otra navegación con esos documentos ( mas o menos esa seria la idea ).

El problema de los keywords sobretodo es poner order a la hora de crearlos, cuando tienes 12K palabras clave puede perderse el sentido y si todos los usuarios ponen keywords al final puede ser un desastre. Algo parecido te puede pasar con las categorias. En estos escenarios aconsejaríamos que la categorización siempre la hagan 1-2 personas en la entidad ( para que sea homogeneo y tenga pies y cabeza ).

En cambio los metadatos tienen la ventaja que tienes listas cerradas donde los usuarios no pueden crear alegremente valores, eso te garantiza concepto únivocos. En cuanto a quien pone metadatos, el mejor caso siempre va a ser que la documentación pase por las manos de una persona ( documentalista ) cuya función sea categorizas ( para organizacion medianas y grandes esto es lo mejor ) aunque si estableces un cierto protocolo que explique como y cuando deben ponerse los metadatos también toda la organizacion puede colaborar ( y "debería", que este es otro problema -> el personal de según que organizaciones puede permitirse el lujo de no hacerlo ... y ahi lo dejo ... )

Espero que estas reflexiones te sean de utilidad

Buenos días, gracias por la respuesta.

Cómo ya utilizabamos metadatos, leyendo tus recomendaciones seguiremos haciendolo así.

Gracias.

Nosotros en la medida de lo posible intentamos convender a los usuarios que utilicen metadatos en favor de el resto de opciones. Puedes utilizarlas todas a la vez, pero al final con metadatos lo tienes todo en uno.