Open Source Document Management System | OpenKM

Hola, soy muy nueva con esto. De hecho, estoy administrando el OpenKM para la empresa donde trabajo) pero me lo han instalado ya hecho (no se programar...). Por lo que he estado invetigando y haciendo pruebas y me he puesto (creo) al día con lo básico (permisos a usuarios, creación carpetas, subir archivos, etc....) Pero sigo con algunas dudas... A ver si alguien me puede ayudar:

1. Qué es el usuario System?
2. Me ha parecido leer que no se puede cambiar un nombre de usuario ni borrarlo, es así?
3. Puede ser que el Usuario Admin no tenga derechos de lectura en la carpeta de Documentos Personales de Otros Usuarios? En nuestro caso, habrá otros usuarios que serán clientes de la empresa, por lo que no quisiera que puediesen utilizar esta carpeta como disco duro suyo... No se si me explico.. Pero hay manera de limiar los derechos de escritura a los usuario de su propia carpeta de Documentos Personales?
4. Qué son los Grupos de Propiedades?
5. Sobre las propiesdades/posibilidades de un documento subido, qué significa...
- check-out
- check-in
- cancel check-out
- bloquear
- desbloquear
- Establece como inicio

Y creo que esto es todo... :S Siento tanta pregunta.. pero de verdad que no tenía ni idea de como funciona la aplicación. Si parte de estas respuestas están en la web, lo siento mucho. He estado leyendo parte de los foros pero seguro que no todos.

Muchas gracias por vuestra ayuda.
Beth!

Bueno te contestaré algunas y el resto creo que leyéndote una antigua version del manual del OpenKM que liberamos en la versión 1.2 te quedaran resueltas, puedes cercargarte esta versión de la documentación antigua en este enlace.

1- El usuario system, que en la version 3.0 ha pasado a llamarse \"admin\" es un super usuario que puede hacer y deshacer todo lo que quiera. No tiene ningun tipo de restriccion de seguridad.

2- No se puede cambiar el nombre de un usuario, pero si que se puede borrar desde la version 2.0. Aunque la información histórica de dicho usuario continuará estando en el OpenKM, es decir, borras el usuario pero no eliminas la información generada por el. En la version 3.0 la administracion ya es toda via web, incluso para la version community.

3- Los documentos personales unicamente son accesibles por cada usuario en particular. En futuras versiones estamos intentando establecer reglas de comparticion con mas usuarios. Pero de momento cada usuario solo ve lo suyo cuando es personal. Se podrian eliminar derechos de escritura de las carpetas personales - modificarlos - desde una herramienta adminsitrativa que tenemos para acceder directamente al repositorio, pero no vemos muy bien por que quieres hacer esto.

4- Los grupos de propiedades son grupos de metadatos ( puedes relacionar metadatos con documentos ).

5- Check-out = edicion
6- Check-in subir un fichero que esta en edicion
7- Bloquear es bloquear un documento para que nadie pueda editarlo, borrarlo etc... esta bloqueado.
8- Establecer como inicio un directorio o documento del openkm, despues de hacer el login, openkm se situa automaticamente en ese nodo ( abre las carpetas - ruta necesaria etc.... )

El manual del usuario, por si te lo estas preguntando, donde estan, al final optamos por venderlos por 50€ para amortizar el coste en tiempo que nos supone cada vez tener que actualizar la documentación. Hasta la version 1.2 estaba incluido en la disgtribución, que es el enlace que te hemos proporcionado arriba.