Open Source Document Management System | OpenKM

Buenas tardes, realizando varias pruebas con workflow, hasta ahora con éxito me surge una duda concepto.

Yo estoy utilizando la versión Community 6.3, la duda que tengo es la siguiente. Yo puedo ejecutar un Workflow sobre un documento, pero no puedo hacerlo sobre varios documentos a la vez. Esa limitación es exclusiva de la versión Community o la versión Professional tampoco permite realizar una ejecución de un Workflow sobre varios documentos?

Gracias.

Efectivamente no se puede ejecutar un workflow sobre un conjunto de documentos. Una forma de solucionarlo es enlazar los documentos y que arranque el workflow desde un documento. Otra forma podría ser que los documentos esten en una carpeta. Aqui tenemos que hacer una aclaración, aunque openkm venga con un motor de workflow JBPM, el control esta del lado de OpenKM. Si realmente teneis un problema o varios que tienen que solucionarse con workflow, la idea es que OpenKM sea un contenedor y que motor de workflow mande sobre OpenKM. La idea seria no utiliza el motor de workflow con el que viene OpenKM sino seleccionar cualquier otro motor y via WS conectar OpenKM como contenedor. Incluso en estos escenarios lo suyo es que el usuario no vea la interfaz de usuario de OpenKM sino que utilice la que viene con el motor de workflow.

Lo importante aquí es hacerse la pregunta; tengo un problema de workflows o un problema de gestión documental ? Si la respuesta es lo primero, mi consejo es que lo enfoques desde el punto de vista de un motor de WF que tome el control de una solución de gestión documental.

Y ahora igual te preguntaras y porque openkm u otros DMS vienen con un motor de WF. Bueno porque a veces los usuarios desean solucionar pequeños problemas relacionados con el ciclo de vida de un documento, pero siempre son cosas muy sencillas, cuando realmente tienes situaciones complejas debes olvidarte del contenedor - OpenKM - y centrarte en un motor que te guste y integrarlo por WS ( con cualquiera de los sdk que tenemos, que es muy fácil http://wiki.openkm.com/index.php/SDK ).

Gracias, pero no entiendo el echo que los documentos esten vínculados. En la versión community no se puede vincular los documentos no? A que te refieres que esten la misma carpeta?

A vinculados me refiero a que se puede establecer una relación entre ellos. Y a meterlos en una carpeta me refiero a que el workflow arranque desde una carpeta y no un documento.

Buenos días, como hago para que ejecute un workflow a nivel de carpeta?
En cuanto estoy a nivel de carpeta, el boton de ejecutar Workflow no esta habilitado, si cuando lo hago a nivel de fichero.

Gracias.

Esta es una limitación que tenemos en la interfaz de usuario. No recuerdo si dejamos arrancar WF desde nodos carpeta, aunque para el WF le da un poco igual, porque para el es un UUID. Tendrías que modificar igual esta restricción desde el código fuente. Estamos hablando de que tienes la version 6.3.0 ? o tienes una mas antigua ?

Buenas tardes, gracias por la respuesta. Tengo la versión Community 6.3.0.

Tendrías que modificar esta restricción como mínimo de la interfaz de usuario ( en el Toolbar.java cuando hay una carpeta seleccionada tienes que modificar la lógica para que esta opción de menú este activa y después el popup para capturar el uuid de la carpeta correspondiente ) -> en el workflow se guarda el uuid y no estoy seguro de si hay algun detalle mas de la interfaz de usuario que igual espera que el uuid sea un documento, pero todo esto estará concentrado debajo de la clase Dashboard de la interfaz de usuario, si existe será fácil de localizar.