Open Source Document Management System | OpenKM

Saludos, antes de explicarles como llegue a OpenKm, primero les explico lo que estoy requiriendo. En el lugar donde trabajo están buscando una herramienta que permita el manejo de documentos y worflow dentro de la empresa, mas sencillo, cuando se emite un documento este documento pasa por varias personas hasta llegar a su destino, ejemplo una compra, primero se busca el presupuesto, se pasa a orden de compra, luego a tesorería, luego a caja y finalmente a administración, esto es un flujo de trabajo, están buscando una herramienta que haga esto, donde se puedan definir los usuarios, se definan las listas de distribución y se lleve seguimiento de las comunicaciones o correos en tiempo real.

Ahora, buscando en internet di con OpenKm el cual ofrece DOcument management y Workflow, debería ser suficiente para lo que necesitan, la cuestión es que la versión libre es la versión community, ahora mi pregunta es, ¿ la version community me permite hacer todo eso ?, yo la baje, corrí la aplicación y no consigo como hacerla funcionar. Actualmente estoy leyendo y viendo los videos de workflow para entender como funciona la aplicación.

Mi pregunta es, antes de continuar leyendo y viendo los videos, ¿ OpenKm me permite realizar lo que estoy buscando, definir listas de distribución de correos (con documentos), crear plantillas de diferentes tipos de comunicaciones, enviar y llevar el seguimiento de estas comunicaciones ?, por que parte de la cadena de distribución va, si ya lo recibió, si ya lo envió, campos adicionales dependiendo de quien lo reciba, ejemplo, recibio el administrador, bueno el administrador tiene un campo llamado COMENTARIOS, donde escribirá y mandara la comunicación al siguiente nivel y los demás verán lo que el y únicamente el escribió.

PD: No les pido me expliquen como hacerlo, solo les pregunto si OpenKm hace todo eso para entonces seguir leyendo la documentación y viendo los videos y ponerlo a funcionar. En el caso de que no sea asi, ¿ alguien conoce alguna alternativa realice estas funciones ?, probé el programa CuteFlow y se adapta bien a mis requerimientos iniciales, pero no se pueden hacer derivaciones de las comunicaciones, o sea, un workflow puede generar otro workflow, y este principal no continuaría hasta que se complete el secundario. Por ahí ya me dijeron no se puede usar a pesar de que todo lo demás lo realiza perfecto.

Yo creo que lo estas enfocando mal. Tu tienes un problema de workflows no de gestión documental. El gestor documental aquí es secundario, en el escenario que propones el gestor documetnal sólo debería utilizarse como conteneder y poco mas. Lo ideal sería que el control estuviese en el motor de workflow. A ti lo que realmente te conviene es buscar un motor de workflow que te vaya bien y después integrarlo con un gestor documental ( por ejemplo por WS ) y que este sea utilizado como contenedor y poco mas.

Aunque openkm viene con un motor de WF ( JBPM ) y es posible que te sirva para lo que quieres, yo no tiraría por ese camino. Yo me iría mas a motores de workflow que ya te proporcionen la interfaz de usuario ( tipo BonitaSoft y compañía ) y a partir de aquí si el motor te cuadra, después ya lo integras con el gestor documental que quieras ( eso es fácil ). Pero no lo enfoques al revés, tu principal problema, por lo que comentas, es de WF. De hecho nosotros en la versión professional ( 6.4 ) ya nos hemos independizado del motor de WF, ya no está integrado sino que es algo externo. Eso no quiere decir que en la community no puedas integrar cualquier motor de WF, sino que lo que antes teníamos como una dependencia interna, ahora esta como algo totalmente externo.

Gracias por responder jllort, la verdad es la primera vez que me piden una solución de este tipo, y bueno he estado buscando y leyendo al respecto, he probado varias aplicaciones pero ninguna con la solución completa, la que mas se adapta es el Cuteflow pero tiene el problema de la derivación y aparte que es un desarrollo algo viejo (2009) y preferí seguir buscando algo mas actual, aunque si no consigo nada sera que le desarrolle lo que le falta e implementarlo.

Ahora con respecto al motor de WF, no tenia idea, si había leído algunas cosas sobre modelar los procesos, incluso leí algo de Bonita, pero si veía que quedaba en el modelado, ahora si tu me dices que puedo integrarlo con un gestor documental entonces voy a ponerme en eso para conseguir una solución.

Gracias, la verdad estaba algo perdido en el tema.

Saludos

Normalmente cualqueir motor de workflow lo podras integrar con un gestor documental, el tema es que el motor tiene el control y el gestor documental opera como contenedor. Normalmente esto se hace por ws, en nuestro caso se puede realizar con alguno de los SDK http://wiki.openkm.com/index.php/SDK ( en bonita esta integración se puede hacer de 2 formas como mínimo, hacer un plugin ahí es bastante fácil ). Al final al motor de workflow lo le interesa es hacer una llamada para guardar un fichero, recuperarlo o modificarlo.

He hechado una mirada rápida al cuteflow, parece bastante sencillo, puedes buscar en google "open source workflow engine", encontraras bastante cosa:
http://java-source.net/open-source/workflow-engines
http://tech.gaeatimes.com/index.php/arc ... ow-engine/

Saludos, si efectivamente el Cuteflow es bastante sencillo, y fue la primera opcion que vi que se adapta casi por completo a lo que necesitaba, lo único que le falta es el tema de la derivación, del resto cumple con lo que se necesita, una lista de distribución, seguimiento, personalización y usuarios. Ya descargue el Bonita ahorita lo instalo y empezar a leer a ver que tal. Y precisamente como dices tu, al motor de wf le interesa del gestor documental es guardar, recuperar o modificar un archivo mas nada, ahora entiendo bien el papel de cada uno, el motor de wf y el gestor documental. Gracias por los links, ya los estoy revisando , espero volver pronto con la respuesta para compartirla

Revisando los links vi este: Eclipse Java Workflow Tooling (http://www.eclipse.org/jwt/), lo has probado ?

No, no lo hemos probado.