Open Source Document Management System | OpenKM

Buenos días

Queremos tener control sobre un grupo de carpetas de modo que cuando se añada, modifique o, si es posible, elimine un archivo otro usuario sea avisado. Para este tema hemos suscrito una carpeta creyendo que cualquier modificación en ella nos lo avisaría, pero no es así.

Nos gustaria saber:

- Si una suscripción a una carpeta es simplemente un acceso directo a través del tablón o puede tener algún uso más.
- ¿Como podemos hacer el tipo de control expuesto antes?

Muchas gracias por la ayuda

Si estas suscrito a una carpeta cualquier documento que añadas o modifiques debería enviarte una notificación por correo electrónico. Tienes correctamente configurado el servicio de correo electrónico ? Desde la administración > tools > tienes una utilidad para verificar que el servicio de correo electrónico está correctamente configurado. Comprueba también la carpeta de spam, no sea que te este llegando por ahi.

Para configurarlo tienes información aquí https://wiki.openkm.com/index.php/Tomca ... figuration

Ok perfecto, ya me llegan correos en las carpetas suscritas cuando manipulan algún documento. De todas formas estaria bien que se pudiera ver en el tablón. Esto ya como sugerencia.

Por otro lado, tengo otro problema el correo que me manda tiene un enlace hacia el documento. El problema es que ese enlace va sin el puerto con lo que no me abre. ¿Habría alguna forma de que me pusiera el puerto?

Muchas gracias

Tienes que modificar el parametro que se llama application.url

Cuando te refieres a que no se ve el dashboard a que te refieres ? porque los correos que entran ( si es que tienes privilegios para verlos ) deberían aparecer en una pestaña del dashboard ( tanto los mails como los attachments ). No estoy al 100% convencido de si esto también esta en la community ( pero creo que si, porque es algo bastante que se incorporó hace bastantes años ).

Me he explicado mal. Quería decir que con las indicaciones que me ha dado, ya había conseguido que cuando manipulan un documento de una carpeta suscrita me llegue un correo a mi email.

Por otro lado, comentaba que este sistema está muy bien cuando son pocas carpetas suscritas y pocos usuarios, pero si una o varias carpetas suscritas tiene muchas modificaciones podría saturar el correo electrónico del suscriptor o más bien al suscriptor (los correos electrónicos tienen capacidad de sobra).

Mi sugerencia sería que, en el mismo tablón, el usuario pudiera ver todas las modificaciones que se ha realizado en la carpeta suscrita. Es decir, dentro del tablón iriamos a "carpetas suscritas" y cliqueariamos en una de ellas. Lo bueno sería que en vez de llevarnos a la carpeta te saliera una lista con, por ejemplo, las siguientes columnas: nombre de los archivos modificado, la fecha de modificación, la versión y el usuario que lo ha modificado.

Es simplemente una sugerencia. Ojala algún día seamos más, pero de momento con los que somos no tendríamos mayor problema en seguir utilizando el sistema implantado que por supuesto nos funciona perfectamente

Muchas gracias por todo.

Lo que se ha hecho en la versión profesional es indicar que eventos quieres que se envien de forma inmediata y cuales quieres que se envien de en un solo correo durante el dia.

Lo que propones tambien tiene sentido, una especie de log.