Open Source Document Management System | OpenKM

Estimados, buenos dias. Quisiera saber si es posible con OpenKM generar grupos de usuarios, para que por ejemplo al momento de listar los "contactos" en la primera vista, solo aparezcan los del grupo de usuario al que pertenece el usuario en cuestion y en todo caso, poder seleccionar otro grupo e iniciar la busqueda; pero que los usuarios de la empresa esten divididos inicialmente en grupos de usuarios para una busqueda mas ágil (en lugar de tener que buscar entre todos los contactos de le empresa).
La idea es que cuando voy a la seguridad no me aparazcan todos los nombres de la gente, sino que esa gente pueda estar metida en un grupo y cuando voy a notificar puedo notificar algrupo entero y sino meterme en el grupo de Logistica por ejemplo y notificar a los que deseo de esa lista de grupo. Esto me ayudaria para no tener que estar buscando en la lista de usuarios que es interminable y no se a que organizacion dependen dentro de la empres.
Muchisimas gracias!

Lo que puedes hacer es filtrarlos por ROLES.

La metainformacion que propones relativa a un usuario ( poblacion, telefono, edicio, empresa etc... ) no la hemos puesto en el gestor documental porque entendemos que o bien siempre faltaran campos o sobraran en algunos casos. Se podría hacer una mejora en este sentido con una tabla adicional en la cual ( similar a los metadatos ) se añadiesen campos. Esto sería dinámico y tendría un cierto sentido. Si quieres colaborar en extender la aplicación en este sentido te podemos orientar sobre que partes del codigo fuente seria necesario modificar.

Hola, muchas gracias por la respuesta!
Entonces me decis que cuando queres notificar para enviar un documento o modificar la seguridad de las personas, si o si se ve actualmente la lista completa de usuarios. Es este momento como esta el openkm no es posible filtrar por grupos de usuarios?. Pra enviar un enlace, documento si o si tengo que buscar en la lista entera de usuarios la persona a la que quiero notificar?. Es asi?

Tienes un opcion en los profiles -> advanced filters -> que funcionan como un buscador ( es decir va filtrando resultados a medida que vas escribiendo ). Creo que en la versión community esta opción esta disponible.

Hola Buenos dias,
Les quiero consultar si es posible suscribir a un archivo a nivel grupo?. O si yo puedo suscribir a otras personas a un documento.

Muchas gracias.

Hola buen día,
Hay posibilidad y como se vería, que un documento que contiene archivos diferentes se pueda conformar en un solo documento?.
O sea una funcionalidad que englobe 2 o más archivos que son iguales por ejemplo un pdf y un Word en un mismo documento.
Gracias!

Esto se puede plantear de varias formas:
1- Establecer una relacion entre dos documentos ( en la community esto ahora mismo no esta liberado, pero proximamente liberaremos esta extensión )
2- Crear un registro ( en la community tendrá que ser una carpeta, porque este tipo de nodo aun no existe ) y dentro añadir los dos ficheros ( vamos como si fuese un expediente, que es el caso tradicional ).

Sobre que toda esta información estuviese en un único nodo, te adelanto que esto no es posible y que tendría un montón de problemas. De entrada el versionado ( el pdf y el word tendrían que tener el mismo versionado a la par ), otro poblema seria la seguridad.

Si nos explicas mejor el problema igual te podemos dar una solución, porque yo creo entender que lo que estas intentando hacer, es que a partir de cada documento de word quieres crear un pdf. Teniendo en cuenta que esto es una transformación de formato ( que openkm ya incorpora ), no se hasta que punto te interesa mantener esta duplicidad ( o solo utilizar la exportación cuando sea necesaria a este formato ). Date cuenta que uno de los objetivos que se persigue con la gestión documental es eliminar información duplicada. El PDF se utiliza como formato de larga duración ( normalmente un fichero que va a pasar a un histórico in eternum, se convierte a pdf ).