Workflow de revisión, aprobación, validación

OpenKM tiene muchas características interesantes, pero es necesario un proceso de configuración para mostrar todo su potencial.
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gdeldago
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Workflow de revisión, aprobación, validación

Post by gdeldago »

Hola,

Hace unos dias me encuentro analizando el OpenKM, realmente me parece una herramienta muy potente, por eso quiero arrancar con un agradecimiento y felicitaciones a sus creadores.

Ahora si, puedo pasar a mi primera consulta.

En la descripcion de caraterísticas del sistema se indica "Workflow de revisión, aprobación, validación", sin embargo ni en la documentación ni explorando el software puedo encontrar como configurar estas opciones. Están incluidas en el producto ? y en ese caso por donde tengo que buscar ?

Por otra aprte estoy estudiando las posibilidades de programación de workflows que me parecen fabulosas pero independientemente de esto quiero estar seguro de no duplicar esfuerzos.

Muchas gracias,
Gustavo
jllort
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Re: Workflow de revisión, aprobación, validación

Post by jllort »

Los años pasan y te puedo confirmar que "No existe el workflow de revision / aprobación / validacion" standard, cada uno es de su padre y de su madre, por eso no lo encontraras en los ejemplos que tenemos, estoy hay que hacerlo desde 0.

Tienes estas url para empezar:
http://wiki.openkm.com/index.php/Workflow_Guide

Cursos ( el de inglés tiene alguna cosilla mas que no tiene el de español, pero básicamente a nivel de videos son lo mismo )
http://wiki.openkm.com/index.php/Workflow_Course
http://wiki.openkm.com/index.php/Curso_Workflow

No te engañes, esto de hacer un workflow no es cosa de 5 minutos, paciencia y horas, te lo tengo que avisar.
gdeldago
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Re: Workflow de revisión, aprobación, validación

Post by gdeldago »

Muchas gracias por tu pronta respuesta.

Realmente estoy algo sorprendido confirmando que no existan, y pasa que en un proyecto llevado adelante en los términos del Software Libre es por lo menos extraño que nadie aporte workflows ya desarrollados posibilitando la creación de un repositorio común. No creo que tenga sentido (y no agrega ningún valor) el desarrollo repetido de la misma funcionalidad.

Un Gestor documental que no tiene worklows de revisión, aprobaciónes, etc. termina siendo poco útil.

Voy a analizar alternativas, comenzando con Nuxeo/DM que tiene estos workflows disponibles en la versión standard.

Si alguien tiene avances o desarrollos de workflows para OpenKM que quiera compartir creo que haría un gran favor a la plataforma y seguramente quienes tenemos capacidades de desarrollo podríamos contribuir con los propios.

Saludos,
Gustavo
jllort
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Re: Workflow de revisión, aprobación, validación

Post by jllort »

Pues hasta el día de hoy nadie ha hecho ninguna aportación en el apartado de los workflows, es lo que hay y nosotros no vamos a dedicarle tiempo a algo que consideramos de poca utilidad ( el timo de la espampita no lo vamos a practicar ). Hemos puesto un curso bastante completo para quien realmente quiera entrar en el mundo este ( ya me diras en que sitios puedes encontrar algo gratuito de este estilo ) y los ejemplos de básicos que permiten obtener los conceptos básicos. Seamos claros le tienes que dedicar horas al tema del workflow si quieres saber lo que tienes entre manos, en una semanita puedes tener un conocimiento mas que aceptable, pero hay que dedicarle su tiempo .

No sé si tienes experiencia en este tema o no, pero un poco por lo que dices, creo que no has tocado muchos motores de BPM ( que al final es lo que los software tienen incorporado ). La gente tiene en general la idea que esto de los workflows es un editor en el que tienes 4 componentes que arrastras, los enlazas con flechitas y ya tienes el workflow echo, vamos cosa de 5 minutos. Error ! todas estas ideas vienen de gente que ha visto 4 vídeos comerciales y no ha hecho un workflow en su vida. El comercial no te explicará lo que hay detrás, porque a los 10 minutos, normalmente, ya pasaras del tema.

Después viene la realidad, cuando saltas a la piscina y te mojas y entonces te das cuentas que las lógicas tienen algo mas que 4 objetos pintados en un editor y que hay que programar, o hacer scripts o configurar tal cosa para que envie notificaciones de correo, evalue este caso o este otro, guarde en cierta base de datos X valores o cambie la seguridad en algun sitio etc.. etc... y eso no hay dos empresas que lo quieran igual. Por eso me mantengo en reiterarte que el workflow standard de revisión, aprobacion y validación no existe mas allá de los vídeos de youtube y de algun comercial que te venda la moto. Al final siempre querras que el workflow haga alguna cosa mas, salir de ese standard imaginario y ahí es cuando la alegría inicial se termina y tienes que mojarte.

Puedes mirar tantos motores de workflow como quieras, bonita soft, activiti, jbpm etc... en todos es exactamente lo mismo ( unos un poco mas complicados que otros pero al final, en todos te vas a encontrar igual ). Oye y si tienes suerte, yo no la he tenido, y encuentras algo alguna implementación de WF que sea 90% drag & drop y no tengas que entras mucho a bajo nivel, encantados de la vida que lo compartas. Vamos nos habras resuelto un problema que queremos simplificar de cara al usuario y no sabemos como hacerlo.
gdeldago
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Re: Workflow de revisión, aprobación, validación

Post by gdeldago »

Hola,

Gracias por tu respuesta. Confieso que noto un todo de defensa que no hace falta ya que solo tengo palabras de agradecimiento por el producto que ponen a disposición de la comunidad.

Comparto en parte los argumentos expuestos, pero no están en línea con la descripción de las características del OpenKM donde se indica de forma explícita que incluye worflows de revisión, aprobación y validación.

Mi experiencia en este campo es ciertamente limitada, pero realmente no he visto software de control documental que no incorpore worflows de revisión y aprobación. De hecho se trata de una funcionalidad muy necesaria.

Comprendo el esfuerzo requerido para programarlo, mi actividad principal es el desarrollo de software cosa que vengo haciendo desde hace más de 20 años. Simplemente, como pongo en mi comentario anterior, no me gustaría estar duplicando tareas o inventando la rueda. Por otra parte veo que Nuxeo en particular ofrece algún workflow de aprobación integrado, es cuestión de analizar que conviene en cada caso. La posibilidad de tomar otro camino no implica que esté abriendo un juicio sobre las ventajas o desventajas de cada plataforma o producto, ni es mi intención ni creo que tenga sentido.

Leyendo en este mismo foro hay una respuesta que indica que estos workflows están disponibles en la versión de pago del OpenKM, esto es así ???

Gracias,
Gustavo
jllort
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Re: Workflow de revisión, aprobación, validación

Post by jllort »

No es ofensa, créeme, es cansancio y tedio con el tema de los workflows. No sé en que sitio pone esto de los workflows de la versión profesional, pero te puedo confirmar que nada de nada. A día de hoy puedo confirmarte que no tenemos ningún workflow standard ni en la versión profesional ni en la community, todos son de su padre y de su madre y llevamos bastantes hechos y bastantes años con el tema este. En que página has visto esto que se incluyen estos workflows ? porque esto hay que corregirlo.

El problema es que esto de los workflows es un "rollo" macabeo. O estas dentro o estas fuera, no hay termino medio y para entrar tienes que hecharle 1 semana como mínimo. Ya ni te cuento los motores de workflow lo que pueden valer, los hay de todos los colores, pero eso no es lo peor del asunto. Como en todo en este mundo hay segmentos y los workflows no son para el segmento bajo, son para el medio y sobretodo el alto.

Si al final lo que tienes que hacer es pasar por 3 personas para que revisen un documento, los más sencillo y práctico es utilizar metadatos y las tareas automáticas. A cada cambio de metadatos puedes enviar una notificación por correo electrónico siguiendo una determinada lógica. Esta es una solución un poco de ir por casa, pero es económica y te vas a ahorrar la comida de coco que tiene esto de los workflows.

Nosotros llevamos bastante tiempo pensando como hacer que esta parte sea mas amigable para el usuario y no hay forma. Al final tienes un motor de BPM, que en general vienen con lo básico ( como un kernel ) y a partir de ahí modelas el worklow. Llegar a "modelas el workflow" quiere decir que tienes que formarte para saber como hacerlo. En general el ejemplo básico que te traen los workflows no vale para nada ( si a ti te vale, probablemente es porque no necesitas utilizar una solución de workflow ) y es ahí, cuando quieres hacer cosas "no demasiado complejas" como enviar un correo o implementar una lógica que en función de algunas variables haga una cosa u otra cuando realmente estas utilizando un workflow.

Nosotros aprobechando estas vacaciones, que la cosa esta mas tranquila, hemos empezado a crear una capa en el código fuente para independizarnos del motor de workflow. Hasta ahora solo trabajabamos con jbpm y queremos integrar el bonita soft y el activity a parte del jbpm que se quedará.

La gestión documental es todo un mundo, hay gente que ciertamente necesita workflows, pero hay otros ( series documentales ) que no. No sé exactamente lo que tienes en la cabeza hacer si es algo sencillo o complicado a la larga. Pero si realmente vas a querer crear workflows tu ( no que te los creen ), te sugiero que esa parte te la mires un poco, investiga 1-2 horas en el motor y como se hacen las cosas ahí ( un poco por encima ), para saber en que sarao te estas metiendo. Ya te adelanto que el jbpm es potente, pero también complicado en según que apartados.
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Re: Workflow de revisión, aprobación, validación

Post by rbahntje »

Interesante saber que están proyectando independizar la aplicación del motor de workflow. Han probado ProcessMaker? A nivel de usuario es muy sencilla, pero potente y está desarrollada en vuestro País.
gdeldago
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Re: Workflow de revisión, aprobación, validación

Post by gdeldago »

Hola !!!

Entiendo lo que expones.

En el apartado Workflows de la página http://www.openkm.org/es/producto/funcionalidades.html , se hace mención a los workflows de revisión, aprobación y validación

Por otra parte en este hilo http://forum.openkm.com/viewtopic.php?f ... %B3n#p2517 está la respuesta que indica que están disponibles en la versión de pago.

Ahora volviendo a la necesidad. Tal como supones, es realmente muy simple lo que nos hace falta en una primera etapa. Sin embargo, sería interesante tener la cosa funcionando con workflows ya que a futuro seguramente se quiera crecer en esta dirección.

He experimentado con los ejemplos de workflow y he podido poner a prueba (gracias a los tutoriales) las cosas básicas, sin embargo algún ejemplo que relacione documentos, usuarios y/o estados de los documentos sería muy útil como para empezar. Seguiré investigando.

Muchas gracias y saludos,
Gustavo
pavila
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Re: Workflow de revisión, aprobación, validación

Post by pavila »

Lo que Josep intenta decir es que hemos visto que no hay un modelo de workflow de aprobación que valga para todo el mundo, pq siempre la gente tiene problemas específicos que no resuelve una solución general. Nosotros tenemos algunos modelos que hemos ido creando para clientes y con algunas modificaciones se pueden adaptar a los requerimientos particulares de cada uno.

Como base, te propongo que mires http://wiki.openkm.com/index.php/Examples:_Purchase, el cual no deja de ser un workflow de validación. Tu, por ejemplo, que workflow de validación consideras los bastante neutro como para que valga para casi todo el mundo? Me gustaría escuchar vuestras propuestas.

Un saludo.
voragoth
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Re: Workflow de revisión, aprobación, validación

Post by voragoth »

Como usuario, y por decirlo así "desarrollador de workflows", me he visto en la empresa donde trabajo haciendo varios wf's de solicitud, validación, aprobación de documentos, entre otros, ya llevo unos 2 meses trabajando con JBPM, y puedo decir que es un poco tedioso, no tanto en la programación, sino en definir los procesos. Por lo menos he tenido que ver unas 3 versiones de cada uno. A que voy con esto, de partida este gestor no se llama "OpenWorkflow", lo que no implica que no se integre bien con el sistema, por lo que no veo la razón para que enfoque esfuerzos en ese tipo de cosas, sabiendo que en una sola empresa es difícil definir cual es el mejor wf, me imagino uno genérico para todos los usuarios (Consecuencia: se abrirían post a cada rato de como usar esos wf's). Lo otro es que la documentación, tanto en la wiki, en los foros, como en la web en general (JBPM esta en bastantes lados) esta mas que sobrada para hacer wf's de este tipo y especializados para cada "negocio" distinto.

Saludos
pavila
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Re: Workflow de revisión, aprobación, validación

Post by pavila »

jBPM es complejo y se tarda tiempo en aprender cómo funciona. Pero tampoco nos engañemos, pq Activiti es más de lo mismo. También he probado Bonita y obviamente también tienes que aprender. Eso de ponerse a dibujar cajitas y todo solucionado, yo aún no lo he visto. Y cada uno se siente cómodo con un motor de workflow diferente. Por este motivo hemos tomado la decisión de hacer OpenKM independiente del motor de workflow. Inicialmente se preveen adaptadores para conectar con jBPM, Activi y puede que con Bonita. Aún tenemos que evaluar la respuesta y requerimientos de nuestros clientes.
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